Har du noen gang skrevet en e-post, klikket send og så funnet en pinlig feil? Ofte ser du ikke det feilstavede ordet eller ufølsomme fraseringen før det er for sent, ikke sant?
Jeg er en profesjonell redaktør og korrekturleser, så min profesjonelle korrespondanse holdes på en høyere standard. Selv når korrespondansen er personlig, er det fortsatt viktig for oss alle å huske hvor lett det er for en mottaker å misforstå en e-post som ikke er klar og konsis.
Jeg vil gjerne dele noen triks jeg har lært som kan redde deg fra å gjøre de pinlige feilene i utgangspunktet.
Skriv i utkastmodus
Å klikke 'send' ved et uhell før du er ferdig med å skrive er ikke så forferdelig når du sender et raskt notat til en venn. Imidlertid kan det være ganske pinlig når du skriver et forretningsbrev eller annen viktig korrespondanse. Stol på meg - jeg lærte på den harde måten.
En måte å unngå å sende en uferdig e-post er ved å la «til»-boksen stå tom tiletterdu er ferdig med å skrive meldingen. En annen god idé er å utarbeide e-poster i tekstbehandlingsprogrammet ditt og deretter bruke kopier/lim-funksjonen til å sette inn den feilfrie meldingen i e-postteksten når den er klar.
Hvis du bare må skrive et svar på en e-post i 'svar'-modus, fjern i det minste alle adresser fra 'til'-boksen til du er sikker på at meldingen din er feilfri.
Korrekturles alltid meldingen din
Vi skriver ofte raskt og skriver mens vi går. Bruk et ekstra minutt på å lese det du har skrevet på nytt før du sender korrespondanse på vei.
De fleste av oss har vært mottakere av meldinger sendt via telefon eller nettbrett som ikke gir mening takket være autokorrektur, stemme-til-tekst eller stavekontroll. Et enkelt eksempel er «Ikke glem å ta med raketten din», når du mener «racquet».
Å bruke et minutt på å gjennomgå meldingen din kan faktisk spare tid ved å unngå flere frem og tilbake avklaringsmeldinger.
Se nøye etter bruk av feil ord
Homofoner er ord som høres likt ut, men som er stavet forskjellig – som her/hør, til/to/også og utfyller/komplimenterer. De er noen av de vanligste feilene jeg ser i e-poster og annen skriving.
Autokorrektur vil vanligvis ikke hjelpe deg med homofoner fordi disse alle er ekte ord og merkes bare når de brukes feil. Disse feilene er enkle å gjøre, men også enkle å unngå.
Hvis du ikke er helt sikker på at du bruker det riktige ordet, ta et sekund og slå opp betydningen. Jeg kryper hver gang jeg korrekturleser mine egne e-poster og oppdager at jeg brukte «du er» når jeg mente «din».
Korrekturlesing høyt
Stem hvert ord, selv om du bare hvisker til deg selv. Å lese høyt (ikke 'tillatt'; se #3) vil hjelpe deg med å finne feil så vel som setninger som kanskje ikke gir mening.
Korrekturlese igjen etter å ha gjort endringer
Har du noen gang mottatt en e-post som slutter med «Takk» i stedet for «Takk»? Forfatteren bestemte seg sannsynligvis for at 'Takk' var for uformelt, la til 'du', og glemte så å endre det første ordet.
Jeg kan ikke fortelle deg hvor mange ganger jeg har skrevet «Takk» fordi fingrene mine flyr over tastaturet. Noen ganger glemmer de å vente på at hjernen min skal fange opp, og de legger automatisk til «r».
Dobbeltsjekk mottakerens navn
Fornavnet mitt, Candace, er ikke spesielt uvanlig, men det er flere alternative måter å stave det på. Selv om jeg bruker en e-postsignatur for all min profesjonelle korrespondanse, mottar jeg fortsatt svar-e-poster som begynner med «Kjære Candice» eller «Kjære Candance».
Jeg må applaudere dem for å følge tips nr. 1, men bare en rask bekreftelse vil fortelle dem at de også har flygende fingre. Før du sender en e-post, kontroller stavemåten til mottakerens navn for å unngå å adressere Christina som Christiana eller Kristin eller Kristina.
Ikke utsett noens e-postadresse ved et uhell
Har du noen gang mottatt en e-post adressert til dusinvis av mennesker du ikke kjenner? Hva synes du om å ha e-postadressen din tilgjengelig for alle på den listen?
Det er en enkel løsning for å sikre at du ikke er den som deler alle disse e-postadressene: bruk 'bcc'-alternativet. Når jeg sender den samme informasjonen på e-post til flere kunder, adresserer jeg den til meg selv som hovedmottaker og deretter bcc alle andre.
På den måten er bare e-postadressen min synlig for alle adressater – ingen vet hvem de andre er eller hvor mange personer jeg har sendt e-posten til, og alles personvern er beskyttet.
Bekreft alle navn på gruppelister
Å bruke lister for å sende e-post til samme gruppe mennesker er en fantastisk tidsbesparelse. Men hvis bokklubben din planlegger en overraskelsesbursdagsfest for et av medlemmene og hun er på den listen, vil hun ikke bli veldig overrasket!
Pass på at du ikke sender meldingen til folk som ikke burde se den, og sørg også for at alle som burde være på listen er inkludert. På et relatert notat, dobbeltsjekk at du ikke bare svarer til én person hvis du mener å svare gruppen, eller omvendt.
Send en test-e-post
Hvis du sender en viktig e-post, bør du vurdere å sende den til deg selv først som en test. Hvis du har gjort noen av feilene vi har diskutert, er det mer sannsynlig at du ser dem når du ser i formatet mottakeren mottar.
Hvis du adresserte meldingen til John Smith, men din hilsen er 'Velkommen hjem, Mary!' sjansen er stor for at du vil fange den når du leser den fra mottakerens synspunkt. For å legge til enda et lag med sikkerhet, skriv det ut og les det høyt.
Inkluder vedlegg før du begynner å skrive e-posten
Det er lett å glemme vedlegg i din iver etter å presse send på den perfekt korrekturleste e-posten din. Dette tipset er en tidsbesparende fordi du ikke trenger å følge opp med en unnskyldning på e-post når du innser at du glemte vedlegget i den første korrespondansen.
Her er min tilståelse: Jeg har måttet skrive disse unnskyldningene mer enn et par ganger. Det er virkelig pinlig.
Hvilke tips kan du dele for å unngå pinlige e-poster? Del e-posthistoriene dine i kommentarfeltet!
