©iStock/PeopleImages
Hvis du er ny på å jobbe hjemmefra, vil denne ekspertveiledningen hjelpe deg med å sette opp arbeidsområdet ditt.
Det globale skiftet til fjernarbeid har pågått helt siden internett og smarttelefoner ble vanlig, og det akselererer raskt. Men hva er den beste måten å sette deg opp hjemme for å utføre alle de samme oppgavene du fikk gjort da du pendlet til kontoret? Hvordan opprettholder du effektiviteten, unngår distraksjoner, administrerer tid og takler den ekstra sosiale isolasjonen som følger med å jobbe eksternt?
Som en frilans-forfatter, Jeg har jobbet eksternt i nesten et tiår, både hjemme og i utlandet. Her er mine velprøvde tips for å sette opp et eksternt kontor, enten det nye arbeidsområdet ditt er et ekstra rom i ditt eget hus eller en koselig leilighet i et fjerntliggende land.
Starter
Fjernarbeid kan være sporadisk eller heltid. Uansett trenger du noen få nødvendigheter: en datamaskin, en stabil internettforbindelse, en telefon og et komfortabelt bord og stol. En anstendig stol er viktig, siden du vil tilbringe mye tid ved det nye skrivebordet ditt. Hvis oppsettet ditt ikke er egnet for lange perioder med bruk, vil helsen og produktiviteten din lide.
I følge en studie kan en ergonomisk stol med kvalitetsstøtte for korsryggen øke den totale produktiviteten med opptil 18 % – så hvis du ikke eier en, gå ut og bestill en på nettet.
Kravene til internetthastighet vil avhenge av hva slags arbeid du utfører. Hvis jobben din innebærer videokonferanser, avansert grafikk, direktestrømming, avanserte redigeringssystemer eller regelmessig nedlasting av store filer, trenger du mer 'juice' på nettet enn noen hvis arbeidsdag er begrenset til Word-dokumenter, e-post, regneark og en og annen Skype-chat.
Generelt sett, hvis datamaskinen din kan håndtere jevn strømming av favorittseriene dine på Netflix, kan den takle eksternt kontorarbeid. Insidertips: Ethernet tilbyr en mer pålitelig og sikker tilkobling enn Wi-Fi, som er mer utsatt for forstyrrelser.
Hvis arbeidsgiveren din allerede bruker en VOIP ( Voice over Internett-protokoll ) tjenesten, kan du få jobbrelatert telefontjeneste via nettet i stedet for å betale for det via telefonselskapet.
Hvis du har en ekstra skjerm tilgjengelig, bruk den. Å ha to skjermer fungerer bra når du utfører undersøkelser, sammenligner dokumenter eller sjonglerer med flere programmer eller sider. Og ikke diskonter verdien av gammeldags penn og papir: du bør alltid ha en notatbok ved albuen for å skrive ned ideer og påminnelser.
Hvis du synes du jobber bedre mens du står opp eller sitter på en stabilitetsball, gjør det. Det er ingen lov mot å endre natur heller: arbeid i et par timer fra kjøkkenbordet ditt, dra deretter den bærbare datamaskinen til den lokale parken en stund, og gå deretter hjem til den angitte arbeidsplassen i arbeidsrommet.
Noen mennesker fungerer bedre midt i suset fra en travel kafé eller arbeidsplass, mens andre presterer best på et bibliotek eller i sin egen spisestue. Jeg har jobbet med suksess fra uteplassen min hjemme og i Airbnb-leiligheter i utlandet i årevis. Bare du kan bestemme ditt ideelle arbeidsmiljø.
Minimer distraksjoner. Sørg for at familien din forstår at du bare bør bli forstyrret i pausene. Separer arbeidsplassen fra husholdningsstøy og aktiviteter så mye som mulig. Lag veldefinerte grenser som familie og online arbeidskolleger vil sette pris på og respektere.
Et eksternt kontor trenger ikke være et sterilt sted. Tilpass den med attraktive stueplanter, en oppblåsbar fotstøtte, et komfortabelt teppe, familiebilder og alt som får deg til å smile eller føle deg mer energisk.
Tidsfordriv
Å jobbe eksternt krever disiplin. Utsettelse er din fiende. Hold deg produktiv ved å etablere en daglig rutine du kan leve med. Kommuniser med sjefen din, arbeidskolleger og klienter regelmessig og ofte. Du bør alltid vite hva som forventes av deg og diskutere problemer etter hvert som de oppstår. En kort samtale med relevante medarbeidere/klienter ved starten av hver dag setter en klar vei for oppgavene å følge.
Nettbaserte kommunikasjonsplattformer som Slack, Zoom, Basecamp og Skype kan hjelpe deg og kollegene dine å holde seg på samme side mens prosjekter utvikler seg. Apper kan også spore netttidene du jobber.
Å holde kommunikasjonslinjene åpne og aktive har en viktig sidegevinst: det reduserer ensomheten som er en av hovedulempene ved å jobbe på egen hånd. Uten de sosiale tilbakemeldingene og de personlige interaksjonene som nytes på et tradisjonelt kontor, kan du føle deg ustrukturert, isolert og mangelfull i motivasjon.
Å holde seg i kontorsløyfen med konsekvent kommunikasjon betyr at du ikke er 'ute av syne, ute av sinn'; du føler fortsatt at du er en viktig del av teamet. Videosamtaler er en fin måte å holde kontakten ansikt til ansikt i gang og opprettholde et godt humør under lange eksterne arbeidsperioder.
Start alltid den eksterne arbeidsdagen på et bestemt tidspunkt, hver gang. Ta en dusj, kle på deg, ta morgenkaffen og behandle den som en vanlig jobb. Ta regelmessige pauser - øynene, ryggen og nakken vil takke deg. Ikke spis ved skrivebordet ditt: planlegg en skikkelig lunsjtime. Sett opp en yogamatte, en tredemølle eller en stasjonær sykkel i nærheten hvis du vil trene i raske pauser.
Organiser arbeidsmønstre for å samsvare med familieforpliktelser og din egen kroppsklokke. Hvis du er et morgenmenneske, få gjort det viktigste arbeidet før lunsj. Hvis ettermiddagene er dine høyenergitider, strukturer arbeidsmengden deretter. Motstå fristelsen til å jobbe etter 17.00 – ha et standard ettermiddagsavstengningspunkt der du offisielt avslutter arbeidsdagen.
Fjernarbeid har sine egne unike utfordringer, men det er også beviste fordeler. Disse inkluderer redusert kontorpolitikk, redusert stress forbundet med pendling, og færre avbrudd fra arbeidskamerater og ledelse. Å ta kontroll over din egen arbeidstid og miljø kan være styrkende, og gir et nivå av fleksibilitet som er vanskelig å få tak i i de fleste tradisjonelle arbeidsrom.
Verktøy og tips for eksterne arbeidere
Hvis det eksterne kontoret ditt må være 100 % bærbart, er det åpenbart en grense for hvor mange 'nødvendige kontorrekvisita' du kan få plass til i kofferten. I mitt tilfelle er en solid-state bærbar PC (med ekstra batteri), mobiltelefon, hodetelefoner, eksterne harddisker, USB-pinner og en notisblokk omtrent alt jeg trenger. Jeg kommuniserer med klienter via e-post og Skype, og bruker en rekke nettapper for å utføre spesifikke oppgaver etter behov.
Hvis du har fordelen av å sette opp et eksternt kontor hjemme, kan du lage drømmearbeidsstasjonen og inkludere det du vil. Her er bare noen få tillegg som kan gjøre livet enklere og hjelpe deg å holde deg mer produktiv:
Et anstendig sett med høyttalere –
Stemningsmusikk kan hjelpe deg med å slappe av og holde deg energisk gjennom dagen, og vasker også ut omgivelsesdistraksjoner for å holde deg fokusert. Å bruke hodetelefoner i timevis er ikke ideelt, så invester i et kvalitetssett med kontorklare høyttalere. Grav inn i instrumental- og chill-out-spillelistene dine for å angi riktig tone for 'seriøs arbeidsmodus'.
Det beste lyset -
Naturlig lys får en arbeidsplass til å føles lysere og gladere, så åpne persiennene og la solen skinne inn. En myk, glødende skrivebordslampe kan også skape et mykere arbeidsmiljø; unngå sterke lysstoffrør. Ikke gjør dataskjermer til din viktigste lyskilde – hvis det eksterne kontoret ditt er for svakt opplyst, vil du få anstrengte øyne, hodepine og tretthet.
Procrastination Busters –
En av de vanskeligste utfordringene ved å jobbe eksternt er å holde seg motivert og produktiv. For noen arbeidere er det et problem å huske å ta regelmessige pauser. For andre er utsettelse hovedproblemet.
Pomodoro-teknikken kan være et nyttig tidsstyringsverktøy. Ved hjelp av en timer deler du opp arbeidet ditt i faste intervaller, atskilt med korte pauser. For eksempel kan du jobbe solid i 25 minutter, og deretter pause i tre til fem minutter. Velg timeplanen du synes fungerer best for deg (jeg foretrekker en 10-minutters pause hver time, med en 45-minutters lunsj for å dele dagen i to). Det høres enkelt ut, men strukturen er en konstant påminnelse om tid og hvordan du bruker den.
Hvis du lett blir distrahert av sosiale medier, e-poster eller nettspill, last ned en anti-utsettelsesapp som vil blokkere bestemte nettsteder i utvalgte perioder mens du jobber. Det er dusinvis å velge mellom, inkludert Toggl eller Utenfor arbeidstid .
App det opp –
De fleste nettapplikasjonene du bruker på et vanlig kontor kan brukes eksternt, så du trenger ikke å laste ned mye nytt når du går eksternt. Den største endringen vil trolig være i hvordan du kommuniserer. Standard interaksjoner og chatter på arbeidsplassen vil bli erstattet med telefonsamtaler, videokoblinger, virtuelle konferanser og online produktadministrasjonsverktøy.
Evernote , LastPass , Trello , HeiSign , og Toggl er bare noen få programmer jeg har funnet nyttige i mitt eget arbeid for å effektivisere effektiviteten. Hovedpoenget: Enhver app som hjelper deg å spare tid, redusere stress eller øke produktiviteten er verdt å se nærmere på.
Eksterne kontorer er fremtidens vei, enten du jobber hjemmefra, en lokal kafé eller en enhet ved stranden på en eksotisk middelhavsøy. Å få dem til å fungere handler om å være forberedt, forstå utfordringene og omfavne det positive – slik at du kan fortsette å gjøre ditt aller beste arbeid.
